Agiles Arbeiten im Agenturalltag.

Bruno Hofstetter
19.9.2017
in
Trends

Die heutige Kommunikations-Realität umfasst eine Fülle an Channels, Touchpoints und neuen Kommunikationsmöglichkeiten, die Agenturen und Auftraggeber mit einer nie dagewesenen Komplexität konfrontieren. Und sie sowohl fachlich, als auch in Bezug auf den Arbeitsaufwand ungemein fordern.

Agilität als Arbeitsprinzip erscheint vor diesem Hintergrund als Hoffnungsschimmer für eine gesamte Branche. Einerseits, weil Spezialisten eigene Know-how Gaps schliessen und so direkt in den Workflow eingebunden werden können. Andererseits, weil agile Prozesse bei der strukturierten und ökonomischen Bewältigung schwer fassbarer Projekte zu helfen versprechen.

Um agile Methoden erfolgreich im Agenturalltag anzuwenden, ist es wichtig diese neun Aspekte zu kennen:

1. Maxime

  • Agentur, Auftraggeber und andere Services verstehen sich als Team auf Augenhöhe.
  • Alle Projekt-Parteien bringen sich aktiv und verantwortungsvoll ein.
  • Egal ob CEO oder Praktikant – alle Team-Beiträge sind relevant, werden wertgeschätzt, genutzt, aber auch kritisch hinterfragt.

Essenz: Ein Team ist für das Gelingen von agilen Projekten verantwortlich. Es gilt, Eitelkeiten über Bord zu werfen und alle Mitglieder einzuschwören – Disziplinen und Positionen übergreifend.

2. Team Set-up

  • Alle Disziplinen sind von Anfang an an Bord. Flache, durchlässige Hierarchien und Netzwerkstrukturen stärken Commitment und Motivation.
  • Das Team funktioniert selbstorganisiert und selbstorganisierend. Ein Single Point of Contact pro Partei hält die Fäden zusammen und behält Timings und Prozesse im Auge.
  • Interdisziplinäre Arbeit wird erleichtert, wenn es gemeinsame physische oder virtuelle Räume für Austausch gibt.

Essenz: Die klare Definition der Rollen im Team und eine transparente Organisation sind ein Muss im Set-up agiler Prozesse.

3. Projektauftrag

  • Der Projektauftrag wird vorab von allen Parteien genau geprüft. Und hinterfragt.
  • Der Kick-off bringt das gesamte Team für ein verbindliches Briefing zusammen. Falls nötig, wird gemeinsam nachjustiert.
  • Statt einem schwerfälligen Masterplan gibt es viele kleine Arbeitseinheiten.

Essenz: Das Briefing wird von allen Team-Parteien gechallenged und im Anschluss respektiert.

4. Prozess

  • Klare Ziele und verbindliche Leitlinien strukturieren den Prozess. Tägliche Abstimmungen lassen einen konstanten Workflow und konzeptionelles Umdenken innerhalb einzelner Phasen zu.
  • Eine simple, verbindliche Prozessarchitektur sowie die schlanke Dokumentation der Arbeitsschritte ist essentiell – das Team muss jederzeit wissen wo es steht und wer wann was zu tun hat.
  • Effiziente, zielgerichtete Arbeit braucht ein leistungsfähiges Collaboration Tool, das von allen Parteien gepflegt, administriert und genutzt werden kann (z.B. Confluence, Trello).

Essenz: Um komplexe Projekte erfolgreich zu bewältigen, muss der agile Prozess unkompliziert sein. Verzettelung ist zu vermeiden.

5. Entscheidungen

  • In jedem Schritt, jeder Projektphase muss für alle im Team klar sein, wer entscheidet.
  • Beschlüsse müssen für alle Parteien nachvollziehbar sein.
  • Jede Entscheidung beschliesst ein Teilprojekt innerhalb des Gesamtauftrags.

Essenz: Bei der Entscheidungsfindung gilt: Kompetenz schlägt Jobtitel. Transparenz hilft bei der Akzeptanz von Entscheiden.

6. Learn to Fail

  • Agilität braucht eine ausgeprägte Fehlerkultur. Alle «Lessons learned» helfen dem Team besser zu werden und das Projekt voranzubringen.
  • Anstatt sich mit Fehlern aufzuhalten wird nach vorne geschaut. Und gemacht.

Essenz: Agile Arbeitsprozesse verlangen eine neue Haltung. Etwa in Bezug auf das Zulassen von Fehlern oder das zu erwartende Resultat.

7. Timing

  • Verbindliche Deadlines gibt es weiterhin. Allein der zeitliche Rahmen wird flexibler und effizienter genutzt.
  • Geplant und gearbeitet wird in kleinen, klar definierten Arbeitsschritten, die aufeinander aufbauen.
  • Kurze Arbeitsintervalle identifizieren Probleme frühzeitig – das Team kann Timing-adäquat reagieren.

Essenz: Anders als der Name es vermuten lässt, zeichnen sich agile Projekte durch Verbindlichkeit und terminliche Präzision aus.

8. Budget und Kosten

  • Im Gegensatz zum Wasserfall-Prinzip ist ökonomischer Überblick in Echtzeit möglich.
  • Durch die Einbindung in den Prozess kennt der Auftraggeber den budgetären Aufwand – Unstimmigkeiten werden vermieden.
  • Ein «Alert System» ist ratsam. Es warnt im Workflow, falls Budgets überschritten werden.

Essenz: Auch bei den Kosten erlauben agile Prozesse genau Prognosen. Ein monetärer Puffer zu Beginn des Projekts ist dennoch sinnvoll.

9. Resultat

  • Dank der Visualisierung von Kommunikationslösungen in unterschiedlichen Phasen oder der Prototypisierung digitaler Anwendungen werden Resultate bereits im Prozess auf Herz und Nieren geprüft.
  • Das aktive Einbinden des Auftraggebers fördert Konsens und verhindert böse Überraschungen beim Endresultat.
  • Die Integration verschiedener Disziplinen steigert die Kreativität bei der Lösungsentwicklung sowie die Qualität des finalen Outputs.

Essenz: In einer Zeit, in der Kommunikation u.a. immer mehr mit digitalen Services verschmilzt, gilt es neue Wege zu gehen und zu akzeptieren, dass exzellente Resultate oft nur noch durch die aktive Mitarbeit aller Parteien entstehen.

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